Alle Daten im Griff

Praktisch jedes Unternehmen muss eine ungeheure Menge an Dateien ablegen, archivieren und wiederfinden. Bild: Pixabay

Datenaustausch.  Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, wie Dateien unter Auftragspartnern und Mitarbeitern ausgetauscht werden können. Wichtig ist, dass die richtige Variante für den jeweiligen Dateityp verwendet wird und ein Ordnungssystem dahintersteht.

Im aktuellen Zeitalter der digitalisierten Arbeit sind Daten sehr schnell erstellt und noch schneller wieder gelöscht oder unauffindbar abgelegt. Für die Arbeit ist es jedoch ausserordentlich wichtig, dass die erarbeiteten Daten unter allen Beteiligten korrekt und vollständig ausgetauscht werden können. Ebenso müssen die gespeicherten Daten auch nach einer längeren Zeitspanne noch funktionieren, gefunden und zugeordnet werden können.

Software wird Trumpf

Für den Austausch können entweder softwarebasierte oder hardwarebasierte Lösungen zum Einsatz kommen, wobei sich ein klarer Trend in die Richtung von software-basierten Lösungen abzeichnet. Die Verwen- dung von Hardware wie CDs, USB-Sticks oder weiteren SSD-Speichern zum Austausch von Daten hat drei Nachteile: Erstens sind die Daten nur für eine beschränkte Zeitspanne sicher, bei einer CD ist beispielsweise von zehn Jahren die Rede. Zweitens benötigt es immer einen realen Austausch. Das Medium muss also persönlich übergeben oder per Post versendet werden. Und drittens kann ein Medium auch beschädigt werden oder verloren gehen. Bei der Software hingegen sind die Daten an einem zentralen Ort permanent gesichert. Dafür ist jedoch eine Internetverbindung erforderlich, um den vollen Funktionsumfang abrufen zu können. Einige Produkte können die erforderlichen Daten zwar lokal speichern, was dann jedoch die Nachteile von hardwarebasierten Lösungen mit sich zieht.

Datenmanagement benötigt Pflege

Egal für welche Art sich der Schreiner entscheidet, die eigenen und projektbezogenen Daten sind für jedes Unternehmen unverzichtbar und sollten deshalb mit der nötigen Sorgfalt verwaltet werden. Damit die anfallenden Datenmengen richtig und zeitgerecht abgelegt sind, lohnt es sich, intern eine Verantwortungsperson zu ernennen. «Die Archivierung und das Datenmanagement sind mir äusserst wichtig», sagt Stefan Liechti, Inhaber der Werthmüller Schreinerei AG im bernischen Burgdorf und fügt an: «Alle Auftragsdaten inklusive des E-Mail-Verkehrs und der Baustellennotizen werden abgelegt. Was nicht elektronisch vorhanden ist, wird eingescannt. So ist sichergestellt, dass alle anfallenden Daten dem richtigen Auftrag oder Kunden zugeordnet sind.»

Doch nicht nur der Unterhalt und das Nachtragen benötigen Zeit, auch für den Aufbau und die Organisation eines Datenmanagements muss ein anfänglicher Mehraufwand eingeplant werden. Dieser ist jedoch durch die Zeitersparnis im Arbeitsalltag schnell wieder kompensiert. «Für uns ist das Datenmanagement ein grosser Mehrwert, wir werden teilweise von grösseren Verwaltungen bei Problemen angefragt, da sie genau wissen, dass wir alle Daten hinterlegt haben und sofort abrufen können», sagt Liechti.

Interner und externer Austausch

Für die Datenspeicherung und den Datenaustausch gibt es unzählige Programme, Apps und Onlinetools im Netz zu finden. Für welche Lösung sich ein Unternehmen schlussendlich entscheidet, ist sehr individuell und hat mit der Organisationsform, mit vorhandenen Systemen, der Betriebsgrösse und dem Budget zu tun. Prinzipiell kann zwischen internem und externem Aus- tausch unterschieden werden.

Beim internen Datenaustausch steht die einheitliche Datenablage im Vordergrund. So muss zum Beispiel gewährleistet sein, dass alle Mitarbeiter auf alle relevanten Auftragsdaten zugreifen können. Hierfür haben moderne ERP-Systeme sehr gute Lösungen und Tools integriert, wie die SchreinerZeitung bereits in einem Fachartikel genauer angeschaut hat (siehe SZ 39/2016).

Beim externen Datenaustausch steht die Kommunikation mit Kunden und Planungspartnern im Vordergrund. Es ist wichtig, dass Dateien schnell und unkompliziert ausgetauscht werden können. Ebenso ist es ausschlaggebend, dass die Dateien abgeglichen sind, damit alle Beteiligten auf dieselbe Version Zugriff haben und nicht ein Planer plötzlich mit einer alten Planversion arbeitet, was natürlich Fehler begünstigt.

Möglichkeiten zum Datenaustausch

Vor allem im Bereich des externen Datenaustausches können Mails, Speichermedien oder externe Plattformen eine grosse Hilfe sein. Wichtig ist, dass wie in der Werkstatt das richtige Werkzeug für die richtige Arbeit ausgesucht wird.

Die gute alte E-Mail ist sicherlich noch immer die Nummer eins für den Austausch von laufenden Projektdaten. Bei grösseren Datenvolumen kommt man jedoch schnell ans Sendelimit, welches je nach Anbieter zwischen 10 und 25 Megabytes liegt. Generell sollten Dateien, die grösser sind als 5 Megabytes, nicht mehr per Mail versendet werden. Für PDFs, kleinere Pläne im DWG-Format oder reine Textinfos sind Mails gut geeignet.

Sogenannte Clouds bieten die Möglichkeit, grössere Dateivolumen auf einen externen Server zu laden und anschliessend einen Zugriffslink per Mail zu versenden. Diese Variante ist sehr gut für grössere Ordner geeignet, zum Beispiel solche mit Bildern einer Baubegehung. Meistens kann man diese Plattformen mit einem begrenzten Speicherplatz gratis nutzen.

Wird mehr Speicherplatz benötigt, kann dieser individuell und gegen eine Gebühr erweitert werden.

Externe Speichermedien , wie zum Beispiel USB-Sticks, haben gegenüber dem rein digitalen Austausch zwar einige bereits genannte Nachteile, können aber richtig eingesetzt den Datenaustausch unterstützen. So können auf einem grösseren Stick oder einer externen Festplatte aktuelle Planungsdaten in der Hosentasche transportiert werden. Dadurch hat man auch ohne Netzzugriff seine Daten griffbereit.

Sicherheit ist zu beachten

Egal für welche Datenaustausch-Methode sich der Schreiner entscheidet, es muss immer ein Blick auf die Sicherheit der Dateien geworfen werden. Mobile Speichermedien können, wenn sie verloren gehen, meist ohne grössere Probleme angeschlossen und geöffnet, Mail-Konten können gehackt und die Daten gesperrt oder vernichtet werden. Auch bei Cloud-Lösungen muss man beachten, wo und wie die Daten vom Anbieter gesichert werden (siehe SZ 39/2016).

Sensible Daten sollten auf einer eigenen Serverstation im Betrieb oder bei einem speziellen Anbieter für sichere Datenspeicherung abgelegt werden. Hierfür lohnt sich der Einbezug eines spezialisierten Informatikers.

Richtiges Ablegen der Daten

Egal wie die Daten schlussendlich übertragen werden: Am Ende müssen sie einfach wieder auffindbar sein, damit sie für den Betrieb nützlich sind.

Hierzu kann eine eigene Ordnerstruktur aufgebaut und unterhalten oder auf ein vorhandenes ERP-System zurückgegriffen werden. Dadurch sind alle Dateien logisch zuzuordnen und bei Bedarf von jedem Mitarbeiter auffindbar.

www.werthmuellerag.ch

Grundsicherheit Datenaustausch

Wenn Daten auf einem eigenen Server abgelegt werden, sind folgende vier Schritte einzuhalten:

  • Aktuelle und funktionierende Antiviren-Software auf allen relevanten Rechnern und Mobiles installiert
  • Regelmässiges Backup anlegen und räumlich getrennt aufbewahren
  • Für den Austausch und die Sicherung sollte immer eine Verschlüsselung und somit eine sichere Verbindung verwendet werden
  • Beim digitalen Datenaustausch ist eine permanente Strom- und Netzversorgung zu gewährleisten

njg

Veröffentlichung: 05. Oktober 2017 / Ausgabe 40/2017

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