Mit dem Büro unterwegs

Bild: SZ, Noah J. Gautschi

Mobile Lösungen.  Im Bereich der Zeiterfassung können einzelne Anwendungen schon seit einiger Zeit auf portablen Geräten eingesetzt werden. Jetzt sind die ersten Systeme für den Schreiner auf dem Markt, die sämtliche Daten des Branchenprogrammes unterwegs zur Verfügung stellen.

Ein Beispiel: Der Monteur startet am Morgen sein Tablet, öffnet den Kalender und wählt den nächsten anfallenden Termin aus. Das Programm berechnet automatisch die Navigation zum Kunden, zeigt aktuelle Informationen an wie den Rechnungsstatus, das letzte Gesprächsprotokoll und den aktuellen Projektplan der Baustelle oder erinnert an eine wichtige Materialanlieferung. Der Monteur kann noch schnell den aktuellen Stand der Montagearbeiten überprüfen und die von seinem Kollegen am Vortag zusätzlich bestellten Ersatzbeschläge einpacken. Die Möglichkeit, in Echtzeit alle Kundendaten, Aufträge oder Bestellungen abzugleichen, bringt neue Chancen. Es braucht jedoch eine genaue Abstimmung auf den Betrieb. «Moderne Betriebe arbeiten oft mit komplexer Software im Planungsbereich. Hier muss ganz genau bestimmt werden, welche Anwendungen mobil sinnvoll sind», sagt Walter Reusser, Bereichsleiter ERP bei der Triviso AG aus Solothurn.

Unterschiedliche Zugriffsarten

Die Daten selbst befinden sich in der Regel nicht auf den mobilen Geräten selbst, sondern werden über den Internetbrowser abgerufen und auf den Geräten angezeigt. Über ein Kennwort bekommt man Zugriff auf den Hauptserver im Betrieb und kann von extern auf die vordefinierten Daten und Programme zugreifen. «Es kann für jeden Mitarbeiter ein Profil mit individuellen Zugriffsrechten erstellt werden», sagt Andi Diethelm, Projektleiter im Verkauf bei der Borm Informatik AG in Schwyz. So hat jeder nur auf die benötigten Informationen Zugriff. Die Anwendungen können zum Beispiel auch direkt auf das Tablet geladen werden. So kann auch ohne Internetzugriff gearbeitet werden, und am Abend gleicht man die Daten wieder mit dem Hauptserver ab. Hier muss man jedoch bedenken, dass Änderungen erst am Abend in der Hauptdatei im Betrieb abrufbar sind. Neben dem Zugriff über den Browser kann auch mit dem Realtime Transport Protokoll (RTP), also einer Datenübertragung in Echtzeit, gearbeitet werden. Hier wird der Computer am Arbeitsplatz virtuell auf den Laptop gespiegelt. Das bringt den Vorteil, dass die Benutzeroberfläche genau derjenigen im Büro entspricht und alle Programme wie im Büro funktionieren.

Sicherheit der Daten

Auch für den Schreinerbetrieb ist der Schutz der eigenen Kunden- und Betriebsdaten ein grosses Thema. Für die Installation benötigt es eine eigene und konstante IP-Nummer, also eine eigene Internetadresse mit Verschlüsselung. «Wir empfehlen unseren Kunden eine SSL-Verschlüsselung, diese bietet eine sehr hohe Sicherheit», sagt Diethelm und erklärt, «Internetseiten, die eine SSL-Verschlüsselung haben, bekommen im Adressfeld des Internetbrowsers ein grünes Schloss angezeigt.»

Beim Zugriff auf ein Programm mit RTP sollte ein VPN (Virtuelles Privates Netzwerk) zum Schutz verwendet werden. Wenn die Verschlüsselung geregelt ist, kann das mobile Gerät über eine sichere Verbindung auf die Betriebsdaten zugreifen. Weiter hat es auch beim Programmzugriff selbst nochmals ein Sicherheitselement. Bei Geräten mit mehreren Benutzern braucht es beim Start ein Betriebspasswort. Anschliessend kann sich jeder Mitarbeiter über seinen eigenen Account mit einem persönlichen Passwort anmelden. Bei persönlichen Geräten entfällt das Betriebspasswort und es kann direkt mit dem persönlichen Account auf die vorbestimmten Daten zugegriffen werden.

Kalkulieren, projektieren und verwalten

Prinzipiell kann auf alle Daten mobil zugegriffen werden. Hier hat der Schreiner die Wahl zwischen unterschiedlichen Modulen, die je nach Bedarf individuell für den Betrieb zusammengestellt werden können. Nachfolgend einige Möglichkeiten, unterteilt in den ERP- und den CRM-Bereich:

  • Im Bereich des Enterprise Resource Planning (ERP), also der Planung rund um die betriebsrelevanten Ressourcen, gibt es beispielsweise folgende Möglichkeiten: Zeiterfassung, Auftragsübersicht, Projektplanung, Mitarbeiterplanung, Bestellungen, Baumanagement oder Kontroll- funktionen.
  • Im Bereich des Customer Relationship Management (CRM), dem Kunden- beziehungsmanagement, kann alles – vom Unterhalt und Zugriff auf die Kontaktdaten bis zur Rechnungs- kontrolle – eingebunden werden.

Je nach Programmhersteller stehen verschiedene Optionen und Lösungsansätze für den Schreinerbetrieb zur Auswahl.

(Siehe Beispiele Seite 8)

Anwendungsgerechte Gerätewahl

Ist das Branchenprogramm gewählt und auf den jeweiligen Betrieb abgestimmt, stellt sich die Frage, wo welche Endgeräte am besten eingesetzt werden. Die Zeiterfassung, der Kalender oder Anwendungen aus dem CRM-Bereich können gut auf einem Tablet oder Smartphone angewendet werden. Sobald jedoch im Bereich von komplexeren Arbeiten wie zum Beispiel der Vorkalkulation oder der Planung eine mobile Lösung gefordert wird, ist die Wahl eines Laptops als Endgerät sinnvoll. Die Möbelfabrik Horgenglarus aus Glarus arbeitet mit «BormLive». «Unsere Mitarbeiter arbeiten mit Laptops. Es empfiehlt sich, den Gerätekauf mit dem IT-Support zu koordinieren», erklärt Walter Knöpfel, Leiter Projekte bei Horgenglarus. Mit der mobilen Technik kann immer und überall gearbeitet werden. Dadurch stehen die Betriebe gegenüber ihren Mitarbeitern jedoch in der Verantwortung, damit die neuen Möglichkeiten sich nicht negativ auf die Work-Live-Balance auswirken. Zwei Programmanbieter für die Schreinerbranche werden auf der folgenden Seite vorgestellt.

www.borm.chwww.horgenglarus.chwww.triviso.ch

Hüllen nach US-Militärstandard

Das staubige Umfeld auf der Baustelle oder im Betrieb bekommt den meisten Computern, Tablets und Smartphones nicht sehr gut. Deshalb ist es wichtig, die Geräte mit Hüllen zu schützen oder gleich spezielle Geräte zu kaufen.

Extrem robust

Anbieter wie zum Beispiel Dell, Panasonic oder Cat bieten in ihrem Produktportfolio spezielle Geräte für den härteren Einsatz an. Anwendung und Programme sind gleich wie bei normalen Computern oder Tablets. Speziell hingegen sind meistens die robusten Gehäuse und die wasser- und staubdicht verschlossenen Steckerbuchsen.

Das schützende Kleid

Ein guter Schutz für elektronische Geräte ist eine Hülle. Einsatzkräfte bedienen sich oftmals beim Sortiment der Firma Peli. Diese Hüllen werden nach dem US-Militärstandard gefertigt und sind je nach Ausführung schlag- und stossfest sowie staub- und wasserdicht. Da diese Hüllen und Geräte meist in einem höheren Preissegment angesiedelt sind, lohnt sich eine Beratung.

www.brack.ch

Die mobiie Produktfamilie

Unter dem Namen «BormLive» hat die Borm Informatik AG aus Schwyz eine komplette Produktfamilie für den mobilen Einsatz entwickelt. Mit «BormTime» kann die gesamte Zeiterfassung unterwegs erledigt werden. Neben der Möglichkeit, seine Arbeitszeiten mobil zu erfassen, erhält der Mitarbeiter seine Zeitübersichten wahlweise im Tages-, Wochen- oder Monatsrhythmus. Für alle Projektleiter, die öfters unterwegs arbeiten, dient «BormProject» als mobile Arbeitslösung. Mit dieser Anwendung erhalten sie alle Informationen über Produktionsfortschritte, aktuelle Pläne, Dokumente, Bestellungen und Termine im Bauabschnittskalender. Dabei haben sie die Möglichkeit, alle projektbeteiligten Handwerker von unterwegs zu koordinieren, den Baufortschritt zu überwachen oder auf plötzliche Änderungen zu reagieren. Weiter können Nachträge, Regierapporte oder Änderungswünsche gleich auf der Baustelle quittiert und ausgelöst werden. Mit dem Modul «Planviewer» können Auftragspositionen direkt auf dem Architektenplan zugewiesen werden. Gleichzeitig können alle Positionsinformationen direkt dem Plan angefügt werden, damit der Monteur nicht sämtliche Plandokumente in Papierform auf die Baustelle mitnehmen muss.

Für kundenorientierte Mitarbeiter stellt Borm eine vollumfängliche mobile CRM-Lösung zur Verfügung: «BormSales» kann auf einem Laptop, Tablet oder Smartphone verwendet werden. Die Mitarbeiter erhalten somit einen geräte- und ortsunabhängi- gen Zugriff auf ihren kompletten Kundenstamm. Es können Gesprächsnotizen hinterlegt, vergangene Aufträge verglichen oder aktuelle Zahlungseingänge kontrolliert werden.

www.borm.chwww.wdv.ch

Auf die Betriebsgrösse abgestimmt

Als Branchensoftware-Hersteller hat sich die Triviso AG aus Solothurn speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Betriebe spezialisiert. Es werden zugeschnittene ERP-Lösungen für unterschiedliche Branchen, darunter auch die Holzbranche, entwickelt. Mit den unterschiedlichen Versionen «XS», «S», «M» und «L» findet sich für jede Betriebsgrösse ein passendes ERP-System im Angebot. Um bei allen Anwendungen die Bedienerfreundlichkeit und den optimalen Nutzen zu garantieren, bietet die Firma das gesamte ERP-Programm auch zur mobilen Nutzung an. Das Programm besteht aus unterschiedlichen Modulen in den Bereichen Fertigung, Marketing, Vertrieb, Einkauf, Lagerung, Personalwesen, Montage, Kontrolle und Service, welche individuell auf den jeweiligen Betrieb abgestimmt werden können. Da die Schreinerbranche durch ihren grossen Wirkungsbereich sehr unterschiedliche Bedürfnisse hat, wird jedes Modul für den Anwender optimiert angeboten.

Für jeden Einsatz die richtige Lösung

Über eine Web-App werden mit dem Modul Direkterfassung Arbeitszeiten, Spesen und Absenzen mobil erfasst und bearbeitet. Die restlichen Module können über RTP, mobil und in vollem Umfang auf einem Laptop, Tablet oder anderen externen Rechnern genutzt werden. Die Vorteile der RTP-Lösung liegen hier in der zentralen Dokumentenablage, dem vollen Funktionsumfang und der gewohnten Darstellung der Arbeitsoberfläche.

Für Kleinstbetriebe gibt es eine «Stickversion» von Triviso, die keine Installation benötigt. Der Schreiner braucht diesen USB-Stick nur noch einzustecken und kann mit dem Arbeiten auf einem beliebigen Computer beginnen.

www.triviso.ch

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Veröffentlichung: 03. März 2016 / Ausgabe 9/2016

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