Mobil und sicher arbeiten

Das mobile Arbeiten und vermehrtes Homeoffice fordern das ganze Team. Bild: Pixabay

Datensicherheit.  Wenn vermehrt mobil oder im Homeoffice gearbeitet wird, gibt es in puncto Datensicherheit einige Punkte zu beachten. Wichtig ist neben einem regelmässigen Back-up auch das Verhalten und die Verschlüsselung.

Spätestens seit dem ersten Lockdown im März vergangenen Jahres ist Homeoffice zwangsläufig auch für die meisten Schweizer Unternehmen ein bekanntes Thema. Einige Branchen, insbesondere jene im Administrations- oder Verwaltungssektor, hatten mit der Umsetzung der geforderten Massnahmen kaum Probleme, da sie bereits seit mehreren Jahren mobiles Arbeiten leben und darauf eingestellt waren. Für Branchen im Dienstleistungs- oder Freizeitbereich ist ein mobiles Arbeiten in vielen Fällen schlicht nicht umsetzbar.

Weil die Schreinerbranche nebst der Planung auch gleich die eigenen Produkte produziert, hat sie beide Bereiche abzudecken. Die Schreiner selbst sind häufig bereits sehr mobil und agil unterwegs und haben dadurch Potenzial, unabhängig zu akquirieren, zu planen und zu konstruieren. Die Kernbereiche – Produktion, Logistik und Montage – sind dagegen auf die Anwesenheit der Mitarbeiter am jeweiligen Arbeitsort angewiesen. Genau diese vielfältigen Ansprüche fordern auch das Datenmanagement.

Daten zentral speichern

Bei den Stellen, die ein mobiles Arbeiten erlauben, stellt sich schnell die Frage, wie es um die benötigte Infrastruktur und vor allem um die Sicherheit der geschäftlichen Daten steht. Denn Daten sind schnell unbeabsichtigt geteilt, verlegt oder gar gelöscht. Um solchen Missgeschicken vorzubeugen, arbeiten Software-Anbieter bereits seit einigen Jahren mit automatischen Back-ups, zentralen Speichern auf Servern oder cloudbasierten Lösungen. Vor allem Letztere werden für mobile Homeoffice-Lösungen eingesetzt und haben den Vorteil, dass die Daten immer aktuell und gesichert sind. Zudem bieten diese Lösungen einen zentralen Dateizugriff, damit beispielsweise nicht aus Versehen mit unterschiedlichen Plan- oder Ausschreibungsvarianten gearbeitet wird.

Über den Browser ins Büro

Über einen «Remote Desktop», also einen digitalen Computer, der über eine App oder den Browser geöffnet wird, hat der Mitarbeiter von zu Hause aus praktisch denselben Zugriff auf die Arbeitsunterlagen wie im Büro. Dabei werden Anwendungsprogramme auf einem zentralen Server ausgeführt und auf einem anderen beliebigen Computer dargestellt und bedient. «Diese Lösungen haben ausserdem den Vorteil, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorhandene private und sogar leistungsschwächere Hardware verwenden können, da die Rechenleistung vom Server kommt», sagt Reto Conconi, CTO bei der Borm Informatik AG aus Schwyz.

Bei den «Remote-Desktop»-Lösungen spielt es nur eine untergeordnete Rolle, ob der Mitarbeiter mit einem System von Apple, Microsoft oder Linux arbeitet. «Der Kunde ist unabhängig vom Betriebssystem, und für den Mitarbeiter unterscheidet sich die Arbeitsoberfläche auch nicht von jener an seinem Büroarbeitsplatz», sagt Walter Reusser, Bereichsleiter ERP und Geschäftsleitungsmitglied bei der Triviso AG aus Solothurn. Dies hat auch den grossen Vorteil, dass die bekannten Abläufe beibehalten werden können und dadurch nur eine kleine Umgewöhnungsphase nötig ist.

Zeichnen nur lokal sinnvoll

So spannend und funktional die digitalen Lösungen für die häufigsten Arbeitsaufgaben auch sind, für die meisten CAD-Programme ist es im Moment noch erforderlich, lokal zu arbeiten. Die unterschiedlichen Remote- Geschwindigkeiten der Homeoffice-Anbindungen reichen in der Regel nicht aus und machen ein speditives Arbeiten unmöglich. «Hier konnten wir unseren Kunden eine flexible Lösung anbieten, welche die Dokumente lokal transferiert und dort im lokalen CAD-Programm automatisch öffnet, ohne dass der Benutzer die Dokumente selbst verschieben muss», sagt Reto Conconi.

Der Mix aus unterschiedlichen Arbeitsformen im Homeoffice stellt auch eine Herausforderung dar für den Umgang mit der Datensicherheit. Diese gilt es zum einen unter dem personellen, zum anderen unter dem technischen Aspekt zu betrachten.

Verhalten der Mitarbeiter

Das mobile Arbeiten bietet viele Vorteile, es bestehen jedoch auch Risiken hinsichtlich Vertraulichkeit und Datenschutz. «Geschäftsdokumente sind vertrauliche Dokumente und als solche zu behandeln. Sie dürfen im Home- oder Mobileoffice niemandem offen- gelegt werden und keinesfalls einsehbar herumliegen. Zudem sind elektronische Geräte mit einem Passwort zu sichern und zu sperren, sobald nicht mehr am Bildschirm gearbeitet wird», sagt Bruno Purtschert, Mitglied der Regionaldirektion Zentralschweiz bei der BDO AG. Die Firma bietet unter anderem einen Datenschutztest für Unternehmen an, um zu ermitteln, wie es um die aktuelle Datensicherheit steht. Bei der Verwendung privater Geräte rät Purtschert: «Es sollten regelmässig Updates installiert werden. Ausserdem ist es wichtig, geschäftliche und private Daten strikt zu trennen. Insbesondere geschäftliche Personendaten sind auf dem privaten Gerät verschlüsselt oder in einem eigenen Ordner zu speichern.»

Richtig verschlüsselt

Wenn es darum geht, Daten nicht zu verlieren, ist ein zentrales Back-up unerlässlich. Egal ob man im Homeoffice arbeitet oder im Büro vor Ort: Mit dem «Remote-Desk-top»-Modell und der damit verbundenen zentralen Datenhaltung gestaltet sich die Sicherung der Daten verhältnismässig einfach. Damit sensible Daten hingegen nicht in falsche Hände gerieten, sei im Homeoffice etwas mehr zu tun, sagt Reto Conconi: «Die Datenverbindungen zur Firma müssen verschlüsselt stattfinden. Sei dies wie bei unseren Produkten, mit SSL-gesicherten Webzugriffen oder mit verschlüsselten Remote-Desktop-Verbindungen beispielsweise über einem VPN.» VPN bezeichnet ein virtuelles, privates und in sich geschlossenes Kommunikationsnetz. Das verwendete VPN-Protokoll kann durch eine Verschlüsselung ergänzt werden, die eine abhör- und manipulationssichere Kommunikation zwischen den VPN-Partnern, also dem Arbeitsplatz zu Hause und dem Server im Büro, ermöglicht.

Die richtigen Partner auswählen

Sucht man nach Clouddiensten und mobilen Lösungsanbietern, stösst man im Moment auf zahlreiche Angebote und Philosophien. «Die mobile Arbeit über eine Cloud ist bei uns schon seit Jahren ein Thema. Deshalb haben wir eine grosse Erfahrung auf diesem Gebiet aufgebaut und können unsere Kunden auf ihre Bedürfnisse abgestimmt beraten», sagt Walter Reusser von Triviso. «Wir sichern die Daten vollumfänglich in der Schweiz, was den Kunden zusätzliche Sicherheit bietet.»

Wenn man sich für einen Clouddienst entscheidet, ist der Standort ein zentraler Evaluationsfaktor. Denn in anderen Ländern oder sogar Kontinenten gelten andere Rechtsgrundlagen für die Datensicherheit und die Bewirtschaftung von den sogenannten Server-Farmen.

Aufklären und vorbeugen

Mit der heutigen Soft- und Hardware kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern also einen technisch optimalen und sicheren Arbeitsplatz im Büro und zu Hause gewährleisten. Keinen vollumfänglichen Schutz gibt es hingegen bei Fehlverhalten in der Anwendung. «Die individuelle Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist unserer Ansicht nach das Wichtigste. Meistens sind es die Mitarbeiter, die über einen versehentlichen Link, zum Beispiel in einer E-Mail, unbeabsichtigt Zugriff gewähren», sagt Reto Conconi.

Es ist wichtig, dass alle im Team wissen, wie wichtig starke Passwörter sind, und dass sie fragwürdige Mail-Anhänge erkennen und genügend misstrauisch gegenüber Phishing- Attacken sind.

www.bdo.chwww.borm.swisswww.triviso.ch

NOah Gautschi

Veröffentlichung: 28. Januar 2021 / Ausgabe 5/2021

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