Ab in die Datenwolke
Ohne speziell robuste Tablets geht es nicht. Gewöhnliche Geräte würden den rauhen Baustellenalltag nicht überstehen. Bild: Triviso
Datenerfassung. Von Hand ausgefüllte Stunden- und Regierapporte mussten bislang manuell oder mittels Barcode in das ERP übertragen werden. Direkte Zugriffe auf das System via Web-browser sollen nun helfen, diesen Aufwand weiter zu reduzieren.
Daten immer und überall abrufen und bearbeiten: Was vor einigen Jahren noch Zukunftsmusik war, ermöglichen heute gut ausgebaute kabellose Datennetze. Mit Laptops, Smartphones oder Tablets können E-Mails, Kalender usw. aus Daten-Clouds abgerufen und bearbeitet werden.
Solche Systeme könnte künftig auch der Schreiner stärker nutzen. Insbesondere für Mitarbeiter, die oft unterwegs sind, ist dies sinnvoll. Einige Anbieter von Branchensoftware bieten bereits solche Lösungen an: Borm hat beispielsweise Apps entwickelt, welche den Zugang zur Cloud und somit zu den Daten des ERP (Enterprise-Resource- Planning) ermöglichen. «Von den Apps sind wir aber wieder weggekommen, deren Entwicklung ist einfach zu aufwendig», sagt Josef Föhn, Geschäftsführer der Borm-Gruppe. Kein Wunder, denn mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter von Smartphones und Tablets sowie Betriebssystemen. Für jedes müsste eine eigene App programmiert werden.
Zugang per Web setzt sich durch
Deshalb scheint sich eine andere Variante vermehrt durchzusetzen – der Zugriff per Webbrowser. Man ruft eine bestimmte Webseite auf und meldet sich mit Benutzername sowie Passwort beim System an. Anschliessend hat man in Echtzeit Zugriff auf sämtliche verfügbaren Daten. Gemäss Roland Wildi von Triviso liegen die Vorteile auf der Hand: «Mit dem Zugriff über eine Webseite wird fast jedes elektronische Gerät, das über eine Internetverbindung verfügt, zu einem Zugang zum ERP.» Deshalb setzt auch Triviso auf solche Web-Zugänge. Seit einigen Monaten arbeiten zwei Montageteams der Strasser AG in Thun mit solchen Zugängen. Pro Team gibt es ein Tablet. Damit können die Monteure ihre Arbeitszeiten erfassen, Auftragsdaten und Pläne einsehen. «Es gibt auch einen Messenger, mit dem wir uns gegenseitig Nachrichten schicken und quittieren können», sagt Peter Zbären, IT-Verantwortlicher bei Strasser. Allerdings gab es bei der Einführung des Systems gewisse Vorbehalte, wie so oft, wenn es um neue elektronische Hilfsmittel geht. «Die Leiter der beiden Montageteams sind zwischen 40 und 50 Jahre alt. Nach einer kurzen Gewöhnungsphase möchten sie aber nicht mehr auf die Tablets verzichten», sagt Peter Zbären.
In der Werkstatt gibt es mehrere fixe Stationen mit derselben Benutzeroberfläche wie bei den Tablets. Dort haben alle Mitarbeiter Zugriff auf die Daten und Zeiterfassung, das System ist also nicht unbekannt. Dabei lassen sich die Berechtigungen für jeden Benutzer individuell anpassen. Je nach Einstellung hat man dann Zugriff auf die Zeiterfassung, Pläne, Offerten oder Stammdaten. So können sich die Mitarbeiter selber zusätzliche Informationen zum Auftrag besorgen, ohne im Büro danach fragen zu müssen.
Daten in Echtzeit erfassen
Auch bei der Zeiterfassung lässt sich so viel Zeit sparen: Die Daten von Stundenrapporten in Papierform muss jemand ins ERP überführen. Neben dem Kostenfaktor stellt dies auch immer eine potenzielle Fehlerquelle dar. «Zudem sind unsere Montageteams manchmal für Wochen nicht im Betrieb, entsprechend lange dauerte es früher, bis wir die Rapporte erhielten», ergänzt Zbären. Jetzt erfassen die Monteure ihre Arbeitszeiten mit dem Tablet praktisch in Echtzeit, die Daten befinden sich sofort im System.
Das Erfassen und Bearbeiten von Daten in Echtzeit benötigt aber eine kabellose Internetverbindung. Die Strasser AG hat für die zwei Tablets Abonnemente mit unbegrenzter Datenmenge gelöst. Die Verbindung zum System erfolgt dann über ein virtuelles privates Netz (VPN), also eine gesicherte Verbindung. Bislang gab es gemäss Peter Zbären noch nie Probleme mit der Verfügbarkeit des Datennetzes. «Wir stellten die Anforderung, dass die Daten innerhalb zehn Sekunden aktualisiert sein müssen», fügt Zbären an.
Zum Einsatz kommen aber nicht gewöhnliche Tablets, sondern speziell robuste Modelle von der I-Bitpro AG. Sie kosten zwar mehr als gewöhnliche Produkte, sind aber spritzwasser- und stossfest sowie staubgeschützt. Eine Akkuladung reicht etwa für eine Woche. «Zusätzlich haben wir Docking-Stationen in den Montagefahrzeugen installiert, mit denen sich die Geräte aufladen lassen», erzählt Zbären.
Regierapporte erfassen
An dieser Stelle drängt sich die Frage auf, ob man mit solchen Systemen auch Regiearbeiten erfassen könnte. «Ja, auch dies ist möglich», bestätigt Josef Föhn. Die Arbeitszeit wird dann einfach unter der ensprechenden Kostenstelle angegeben. Zudem kann der Benutzer auf die Stammdaten zugreifen und so direkt das verbrauchte Material erfassen. Das bedingt aber Stammdaten, die immer auf dem neuesten Stand sind. «Will man das Material nicht direkt erfassen, kann man auch einfach Notizen oder Stichworte in ein Mitteilungsfeld eingeben», ergänzt Föhn. Ein Problem ist dabei, dass der Bauherr Regierapporte prüfen und visieren muss. «Den Rapport kann der Monteur gleich vor Ort ausdrucken oder als PDF per E-Mail an den Bauherren schicken», sagt Josef Föhn.
In Zukunft möchte man auch bei Strasser Regierapporte direkt im System erfassen. Momentan will das Unternehmen aber noch Erfahrungen mit der Zeiterfassung sammeln und diese perfektionieren. «Gemäss unseren Abklärungen rechnet sich dieses System aufgrund der Zeitersparnis bereits nach zwei Jahren», sagt Peter Zbären.
www.borm.chwww.triviso.chwww.strasserthun.chwww.i-bit.chVeröffentlichung: 10. Mai 2012 / Ausgabe 19/2012
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