Dank QR-Rechnung zu mehr Effizienz

Ob bei ausgehenden oder bei eingehenden Rechnungen: Dank QR-Code auf der Rechnung lassen sich die Abläufe mit Triviso ERP papierlos automatisieren. Illustration: Triviso AG

Triviso AG.  In den nächsten Monaten lösen die neuen Rechnungen mit QR-Code sukzessive die bekannten ESR-Einzahlungsscheine ab. Dank Einbindung in das Triviso ERP ist es möglich, kaufmännische Prozesse zu automatisieren und so Zeit und Kosten zu sparen.

Bei Themen wie Digitalisierung und Prozessoptimierung findet man sich in Produktionsbetrieben gedanklich schnell in den Bereichen Konstruktion und Fertigung wieder. Zu Recht, denn in den letzten Jahren verzeichnen genau diese Gebiete grosse Fortschritte punkto Effizienz. Seit der Ankündigung der Harmonisierung des Zahlungsverkehrs nach ISO 20022 sorgen nun die Ein- und Ausgangsrechnungen im kaufmännischen Teil der Betriebe für Handlungsbedarf. Allen voran ist der damit verbundene Zahlteil QR-Rechnung die zentrale Treibkraft. Diese Umstellung sorgt für neue Möglichkeiten.

Vom ESR zum QR-Zahlteil

Das oberste Ziel in jeder Form der Digitalisierung ist immer die einmalige Datenerfassung. Informationen werden nur einmal eingegeben und anschliessend allen beteiligten Parteien oder Systemen zur Verfügung gestellt. Bei den Ausgangsrechnungen (Grafik oben) ist das noch überschaubar. Die in Triviso ERP erstellte Rechnung hat heute statt des separaten ESR-Papiers gleich den QR-Code auf der letzten Seite.

Der optische Wechsel auf dem Papier ist das eine. Als viel wichtiger und interessanter entpuppen sich die neuen Möglich- keiten, die sich im Hintergrund der Softwarelösung abspielen. Die im System erzeugten Daten bilden die Grundlage für das Führen einer digitalen Offenpostenliste direkt in Triviso ERP. Zudem können Informationen wie Adresse, Zahlungskonditionen und Buchungskonten via Schnittstelle direkt in die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Gleichzeitig mit dem Übertrag an die Finanzbuchhaltung ist der Beleg in Triviso ERP digital archiviert. Somit entfällt die Papieraufbewahrung. Darüber hinaus wird der digitale Rechnungsversand an vordefinierte Adressen zum Kinderspiel.

Freigeben, bezahlen, archivieren

Rechnungen gelangen heute per Post oder per Mail ins Haus (siehe Grafik unten) und müssen am Ende an demselben Ort abgelegt sein: im Archiv. Der Weg dahin kann unterschiedlich ausfallen. Im Optimalfall findet aber der komplette Prozess digital und ohne mehrfache händische Eingabe statt: Das Einlesen der Rechnungen erfolgt direkt in Triviso ERP und benötigt dazu kein zusätzliches Lesegerät. Jede Belastung am Projekt ist mit der eingelesenen Rechnung verbunden. Die Rechnungsfreigabe durch die Projektverantwortlichen erfolgt digital in Triviso ERP. Informationen wie Adresse, Zahlungskonditionen und Buchungskonten können via Schnittstelle direkt in die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Gleichzeitig mit dem Übertrag an die Finanzbuchhaltung ist der Beleg digital in Triviso ERP archiviert. Der Zahlungslauf erfolgt am Ende aus der Finanzbuchhaltung, sobald die Daten eingelesen sind.

Die QR-Rechnung scheint vordergründig eine kleine Änderung zu sein. Beim genaueren Hinschauen wird einem schnell bewusst, dass zahlreiche Prozesse tangiert sind und mit deren Optimierung die Effizienz im kaufmännischen Bereich erhöht werden kann.

Triviso AGHauptbahnhofstrasse 84500 SolothurnTelefon 032 628 20 80info[at]triviso[dot]chwww.triviso.ch

Veröffentlichung: 03. Februar 2022 / Ausgabe 5/2022

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